Neatkarīgi no jūsu mājas biroja situācijas — neatkarīgi no tā, vai jums ir īpašs mājas birojs vai cits radošs risinājums — jums var šķist, ka tas varētu strādāt labāk un grūtāk. Varbūt esat domājis par ieguldījumu a stāvošs rakstāmgalds vai ergonomisks krēsls. Iespējams, esat meklējis jaunus organizatorus, lai jūsu WFH telpa būtu mazliet sakārtotāka.
Taču, pirms iztērējat daudz naudas, ir viens ļoti iedarbīgs (un īpaši izdevīgs) veids, kā pārveidot savu mājas biroju (un līdz ar to uzlabot darbplūsmu): Samaziniet papīra jucekli. Lūk, kāpēc tā ir laba ideja gandrīz ikvienam:
Papīra nekārtība ir fiziska nekārtība. Visas jūsu papīra kaudzes — uzkrātais pasts, kvītis, uzdevumu saraksti un darba dokumenti — var fiziski traucēt jūsu produktivitātei.
Papīra nekārtība ir arī garīga nekārtība. Jaclyn Strauss, CPA, efektivitātes eksperts un digitālās krātuves rīka līdzdibinātājs 2. Vault, saka, ka ir grūti iekļūt zonā un justies iedvesmotam pārblīvētā vidē. Jo īpaši dokumenti ir atgādinājumi par to, ko jūs neesat izdarījuši, un tie var veicināt zema līmeņa trauksmi.
Papīra nekārtība ir vides nekārtība. Viss šis papīrs vienkārši nav labvēlīgs videi, pat ja jūs to reliģiski pārstrādājat.
Tātad, kā izveidot ilgtspējīgāku, mazāk pārblīvētu papīra sistēmu?
Sāciet ar esošo dokumentu samazināšanu, saka profesionālā organizatore Lorēna Soltmena Dzīvošana. Vienkāršots — un esiet nežēlīgs: “Jā, vienmēr būs daži priekšmeti, piemēram, dzimšanas apliecības un automašīnu nosaukumi, kuru oriģinālās drukātās kopijas ir jāsaglabā,” saka Soltmens. "Pārējais var nonākt smalcinātājā vai pārstrādes tvertnē." Pārstrādājiet to, kas jums nav nepieciešams, lejupielādējiet produktu rokasgrāmatas tiešsaistē un saglabājiet tos īpašās digitālajās mapēs un izmantojiet lietotni ar skenēšanas funkciju, lai digitalizētu citus papīru darbs. Glabājiet nepieciešamos dokumentus tam paredzētā vietā, ideālā gadījumā ārpus biroja.
Pēc tam novērsiet lielāku papīra uzkrāšanos, atsakoties no nevajadzīga pasta un tā vietā, lai izmantotu papīra uzdevumu sarakstus un piezīmes, pārejiet uz Evernote vai Google dokumentiem. Ņemiet vērā arī to, ko izdrukājat. Ja varat paveikt darbu bez fiziskas dokumenta kopijas, vispirms izmantojiet šo pieeju. "Ja nē, izdrukājiet to, izmantojiet to un nododiet otrreizējai pārstrādei atkritumu tvertnē blakus jūsu rakstāmgaldam," saka Štrauss.
Visbeidzot, iestatiet kalendāra atgādinājumu, ka reizi nedēļā ir jāpārskata dokumenti un pasta sūtījumi, lai jūsu birojā nebūtu papīra jucekli.
Var paiet zināms laiks, lai ieviestu un pielāgotos elektroniskajai sistēmai, taču laika gaitā jūs, iespējams, būsiet pateicīgs par visu šo papildu vietu un, cerams, atjaunoto motivāciju un uzmanību.
Ešlija Abramsone
Līdzstrādnieks
Ešlija Abramsone ir rakstnieces un mammas hibrīds Mineapolē, MN. Viņas darbs, kas galvenokārt bija vērsts uz veselību, psiholoģiju un bērnu audzināšanu, ir publicēts laikrakstos Washington Post, New York Times, Allure un citos. Viņa dzīvo Mineapolisas priekšpilsētā kopā ar savu vīru un diviem maziem dēliem.