Bils Geitss piedēvē citātu, kuru es visu laiku deklamēju: “Es izvēlos slinku cilvēku smaga darba veikšanai; jo slinks cilvēks atradīs vieglu veidu, kā to izdarīt. ”Es to mīlu, jo tas atspoguļo sentimentu, kurš man vienmēr ir šķitis patiess: Ir veids, kā netikumu pārvērst tikumībā. Slinki cilvēki vislabāk atrod vienkāršus veidus, kā rīkoties. Netīriem cilvēkiem ir vislabākie tīrīšanas padomi. Vislabākie padomi saziņai pa e-pastu ir cilvēkiem, kuri pat šausmīgi rīkojas ar iesūtnēm.
Es esmu noapaļojis dažus pamatotus padomus no bezrūpīgajiem un nosūtītajiem sūtītājiem tieši šeit, lai jūs varētu to pierādīt. Jā, vārdi ir rediģēti, lai aizsargātu iesūtnes.
“Ja vien jums tas nav absolūti nepieciešams, nesūtiet e-pastu vairāk nekā vienai personai. Maz ticams, ka es uz to atbildēšu, jo es gaidu (un ceru) noskaidrot, vai otra persona to dara. ”
“Es esmu sācis stāstīt cilvēkiem savos e-pasta ziņojumos, ja jūs nezināt no manis līdz [saprātīgam datumam], lūdzu, piesauciet mani tieši tajā rītā ar visu burtu tēmu. Kad viņi zina, ka esmu nopietni, es domāju, ka atļauja nag palīdzēt palīdz virzīties uz priekšu pat tad, ja kāds no mums nomest bumbu. ”
“Darbības norādījumu izmantošana galvenē mani visu laiku ietaupa. Pamatā ierakstiet savu e-pastu ar saņēmēju un nosaukumu, pēc tam pasakiet man, kas jums nepieciešams. Kaut kas līdzīgs “VAJADZĪGA DARBĪBA: Nākamo gadu skaitļi” vai “PĀRSKATĪŠANAI: konta XYZ izmantošana” vai “NEPIECIEŠAMA ATBILDE: rītdienas sanāksme, izklājlapa pievienots. ”Ja redzu kādu no šīm treknajiem norādījumiem, es parasti to uzskatu par prioritāru, un, ja es esmu sūtītājs, man ir daudz labākas atbildes. likme. ”
"Darbojoties ar cilvēkiem, kuri sūkā e-pastus, es viņiem sūtu numurētus sarakstu ar jautājumiem, uz kuriem man ir jāatbild."
“Automātiskā reakcija ir dzīvības glābējs! Es esmu vienas sievietes izrāde, un, atklāti sakot, ne viss, kas nāk caur manu iesūtni, ir galvenā prioritāte. ”Šai aizņemtajai sievietei ir sava uzņēmuma konta automātiskā atbilde uz katru e-pastu ar ziņojums, kas aicina klientus ar steidzamiem īsziņu vai zvana pieprasījumiem un liek cerēt uz viņas atbildi: “Ja 48 stundu laikā neesat saņēmis atbildi, lūdzu, sekojiet augšā. ”
“Etiķetes ir obligātas! Es tik viegli varu visu kārtot. Es iestatīju filtrus, lai automātiski arhivētu (izlaistu iesūtni) lietās, kurām nav nepieciešama tūlītēja atbilde, lai tā manu iesūtni varētu pārvaldīt. ”
“Ja e-pastā šīs problēmas risināšana prasa vairāk nekā divus teikumus, jums, iespējams, labāk ir sarunāties pa tālruni vai klātienē. Ievietojiet pēc iespējas vairāk detaļu tēmas rindiņā. E-pastam vajadzētu vairāk izskatīties kā tekstam, nevis no vecmāmiņas kartēm. ”
“Ja tēma mainās, neturpiniet tikai uz nenoteiktu laiku atbildēt uz to pašu e-pasta pavedienu. Parasti vislabāk ir mainīt e-pasta tēmas rindu vai, vēl labāk, sākt jaunu e-pastu. Kad dienā saņemat vairāk nekā 100 e-pastus, jums ir jāprot prioritizēt atbildes, tāpēc, ja es nezinu, kas ir e-pasts, vai uzskatu, ka tas ir saistīts ar vecu tēmu, maz ticams, ka to tūlīt atvērsu. Un tas ir īpaši noderīgi, ja jums ir nepieciešams atgriezties un meklēt vecos e-pastus, ja tēmas līnija atbilst e-pasta pamattekstam. ”
Tas šķiet pretrunīgi intuitīvs, taču daudzi cilvēki, kuriem mēs jautājām, sacīja, ka viņu viedtālrunis viņu pasliktina e-pastā. “Šis ir noteikums, kuru es ļoti cenšos ievērot pats: nepārbaudiet savu e-pastu, ja vien jums nav pieejama atbilde uz e-pasta ziņojumiem. Es galu galā aizmirstu atbildēt uz dažiem e-pastiem vai atlikt savu atbildi, jo es to izlasīju un pēc tam aizmirsu, ka nekad neatbildēju. Es ļoti centos, lai tikai pārbaudītu, vai man ir laiks un garīgā enerģija, lai tajā brīdī reaģētu. ”
“Man ikdienas kalendārā ir“ e-pasts ”, un es cenšos to neatļauties līdz tam laikam un pēc 30 minūtēm es to aizveru.”
“Es sūkāju pa e-pastu, bet tāpat kā pirms pieciem gadiem, Gmail maģiski sāka sūtīt visu tieši uz miskasti. Es nevarēju izdomāt, kā to mainīt, un pēc pāris neveiksmīgiem nedēļas mēģinājumiem es atklāju, ka man tas patīk. Tagad es pārvietoju lietas no atkritnes manā iesūtnē, ja gribu to saglabāt; viss pārējais tiek maģiski izdzēsts katru mēnesi vai kaut kas cits. ”