Otrdien es runāju ar kādu par e-pastu un klausījos viņu sūdzamies par to, kā viņi vienkārši nevarēja kontrolēt lietas. Tad es aizsūtīju e-pastu manam dizainera draugam par kaut ko svarīgu, un viņš nekad neatbildēja. Izrādās, ka viņa iesūtnē ir 4000 e-pasta ziņojumu, tāpēc viņš to palaida garām ...
Es kādreiz biju tas puisis, bet pēc miljons dažādu sistēmu izmēģināšanas es sapratu, ka neviens paņēmiens man neder. Man vajadzēja kaut ko tādu, kas ietilptu manā darbplūsmā, bet tam joprojām bija jēga. Tagad tas, iespējams, nedarbosies, bet iedomājieties, un varbūt jūs atradīsit sev mazliet labāku e-pasta pārvaldību.
1. Iesūtne <20: Es ļoti vēlējos iesaistīties Inbox Zero sistēmā, bet tas ne vienmēr bija iespējams. Bieži vien man šķiet, ka iesūtnē tiek turēts tikai viens vai divi e-pasti, nekad to nedarot, un vēlāk jūtos par to vainīgs.
Tā vietā, lai pieturētos pie kārtulu “nulles”, es esmu nolēmis to saglabāt vienkāršu un pārliecināties, ka manā iesūtnē vienmēr ir mazāk par 20 e-pastiem. To darot, es nejūtos vainīgs par to, ka tur ir pārāk daudz cilvēku vai arī neesmu pietiekami sasniedzis Inbox Zero. Visi iesūtnē atstātie e-pasti parasti ir tur, jo uz tiem jārīkojas drīz, bet ne vienmēr nekavējoties.
2. 20 minūšu noteikums: Es vēlētos, lai es atrastu to, kur lasīju, jo es labprāt atsauktos šeit. Bet priekšnoteikums bija tāds, ka jūs atbildat uz īsziņu divu minūšu laikā, e-pastus 20 minūtēs, balss pastus divās stundās vai kaut ko līdzīgu. Neatkarīgi no faktiskajiem numuriem, es esmu pieņēmis 20 minūšu noteikumu, lai atbildētu uz e-pastu, kad vien iespējams.
Ātri sazinoties ar cilvēkiem, mana iesūtne paliek bez traucējumiem, cilvēki nemulsina, jo neesmu atbildējis un šajā procesā esmu organizēts.
3. Akts, arhīvs vai miskaste: Katrā e-pastā man ir viena no trim darbībām. Ja man jārīkojas pēc tā, kas atrodas tur, tad es atbildu, pēc tam paņemu oriģinālo e-pastu un ievietoju mapē Arhīvs. Ja man ir nepieciešams e-pasts, bet uz to nav nepieciešama nekāda atbilde (piemēram, kvīts vai kaut kas tamlīdzīgs), es atkal ievietoju to arhīva mapē. Visbeidzot, ja tas ir surogātpasts vai nevēlams saturs, es to vienkārši neatgriezeniski atmetu, tādējādi tas neaizņem vietas cietajā diskā. Es uzskatu, ka šī sistēma man darbojas labi, jo vienmēr zinu, kur kaut ko meklēt, bet vienlaikus atbrīvojos no jucekļa.
4. Rīkojieties ar e-pastu partijās: Pirms es pat neesmu izcēlusies no gultas, manā iesūtnē parasti ir 30 e-pasta ziņojumi, kuriem visiem nepieciešama zināma uzmanība. Pat pēc tauku sagriešanas un surogātpasta izdzēšanas joprojām ir jārīkojas ar ievērojamu daudzumu e-pasta ziņojumu, kas var būt nepatīkami. Kā to izdarīt?
Tā kā es saņemu tik daudz e-pasta ziņojumu, es parasti tos varu apstrādāt partijās pat 20 minūšu noteikuma ietvaros. Tas nozīmē, ka es nezaudēju laiku, pastāvīgi pārbaudot iesūtni, apstādinot citu savu darbplūsmu šajā procesā.
